Manfaat Faktur Penjualan dan 7 Cara Membuatnya
Dalam transaksi jual-beli, faktur penjualan merupakan hal yang sangat umum dan bahkan tidak dapat dipisahkan. Secara sederhana, faktur penjualan yang dalam bahasa Inggris disebut sales invoice merupakan bukti penjualan yang dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli. Walaupun terlihat sepele, namun ternyata faktur penjualan memiliki peranan yang sangat penting dalam setiap transaksi jual-beli yang terjadi. Berikut adalah beberapa manfaat dari faktur penjualan:
1. Sebagai bukti transaksi jual-beli yang sah.
2. Sebagai informasi tentang produk atau jasa apa saja yang sudah terjual oleh penjual atau dibeli oleh pelanggan karena faktur penjualan memuat informasi nama produk atau jasa yang diperjualbelikan lengkap dengan harganya.
3. Sebagai sarana untuk memberitahu pelanggan tentang jumlah yang harus dibayar lengkap dengan rinciannya.
4. Sebagai alat atau bukti untuk komplain yang mungkin terjadi di kemudian hari.
5. Sebagai alat rujukan untuk memberitahu calon pembeli selanjutnya jika barang yang diperjualbelikan tersebut akan dijual di kemudian hari.
6. Sebagai bukti atau bahan yang sah dalam penyusunan laporan keuangan.
7. Sebagai bukti yang sah dalam proses pelaporan pajak.
8. Sebagai bukti bahwa barang atau jasa yang tertera di faktur yang bersangkutan sudah keluar atau terjual.
Berdasarkan beragam manfaat dari faktur penjualan di atas, maka sudah jelas bahwa faktur penjualan memiliki peran yang sangat penting dalam transaksi jual-beli, baik itu bagi pihak penjual maupun pihak pembeli. Oleh karena itu, jika kita ingin memiliki pembukuan dan pelaporan pajak yang baik, maka kita harus bisa membuat faktur penjualan dengan baik terlebih dahulu. Memang dalam hal ini, tidak ada aturan baku tentang cara atau prosedur pembuatan sebuah faktur penjualan, namun tetap ada beberapa hal yang menjadi lumrah atau bahkan wajib ada pada sebuah faktur penjualan. Oleh karena itu, berikut kami jabarkan 7 cara membuat faktur penjualan.
1. Identitas penjual
Seperti halnya sebuah surat resmi yang wajib memiliki kop surat resmi, sebuah faktu penjualan juga wajib mencantumkan nama toko atau perusahaan yang menjual barang atau jasa terkait. Nama toko atau perusahaan ini menjadi identitas penjual itu sendiri sehingga biasanya mencantumkan informasi lainnya seperti alamat, nomor telepon, dan sebagainya. Seperti halnya dokumen jual-beli lainnya, tanpa adanya informasi penjual, maka faktur penjualan dapat dianggap tidak valid.
2. Identitas pembeli
Dalam transaksi jual-beli, baik itu barang maupun jasa,
selalu ada yang namanya penjual dan pembeli. Jika identitas penjual wajib
dicantumkan dalam sebuah faktur penjualan, maka identitas pembeli pun wajib untuk dicantumkan. Tentunya, tanpa adanya identitas pembeli,
maka faktur penjualan pun dapat dianggap tidak valid. Identitas pembeli ini
biasanya meliputi nama, alamat, dan nomor telepon pembeli.
3. Kode atau nomor transaksi
Mungkin kode atau nomor transaksi pada sebuah faktur penjualan tidak terlalu penting bagi pihak pembeli, namun bagi pihak penjual, kode atau nomor transaksi cukup penting. Hal ini dikarenakan kode atau nomor transaksi dapat sangat memudahkan penjual dalam hal kearsipan karena dapat merujuk pada sebuah transaksi hanya dengan melihat dari kode atau nomor transaksinya.
4. Tanggal transaksi
Hal yang wajib untuk ada pada sebuah faktur penjualan adalah tanggal transaksi. Tanggal ini penting untuk menentukan berbagai hal, mulai dari penentuan tentang ke periode mana transaksi tersebut akan dimasukkan pada saat pembukuan hingga penentuan tanggal habisnya masa garansi produk yang diperjualbelikan.
5. Rincian transaksi
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, faktur penjualan juga memuat tentang rincian transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli, seperti barang atau jasa apa saja yang dibeli oleh pembeli. Informasi ini sangat penting, khususnya untuk menentukan stok barang yang sudah keluar, sehingga stok barang yang ada di gudang bisa terpantau dengan baik. Selain itu, pembeli juga dapat mengetahui barang-barang apa saja yang sudah dibeli dan jika ternyata ada barang yang kurang atau tidak dimasukkan oleh penjual, maka pembeli bisa mengecek status apakah barang tersebut sudah dibayar dan dimasukkan ke dalam daftar pembelian atau belum melalui faktur penjualan ini.
6. Nominal transaksi
Informasi selanjutnya yang wajib ada pada sebuah faktur penjualan adalah nominal
transaksi. Bisa dibilang bahwa nominal transaksi adalah salah satu bagian
paling penting dalam sebuah faktur penjualan. Nominal transaksi ini biasanya
cukup detil karena selain jumlah nominal harga dari beragam barang atau jasa
yang dibeli, nominal harga dari masing-masing barang atau jasa tersebut juga
tercantum dalam faktur pembelian. Informasi
ini tentunya sangat berguna bagi kedua belah pihak. Bagi pihak penjual, mereka
dapat mengetahui nominal uang yang masuk dari sebuah faktur penjualan dan bagi
pihak pembeli, mereka dapat mengetahui nominal yang harus dibayar. Selain itu,
rincian harga dari masing-masing item yang dibeli pun bisa memberi informasi
apakah harga tersebut telah sesuai dengan harga yang tercantum dan sesuai
dengan perkiraan pembeli.
7. Nama beserta tanda tangan kasir
Mungkin nama dan
tanda tangan kasir yang tertera pada sebuah faktur pembelian tidak terlalu
penting bagi pembeli, namun bagi penjual, hal ini cukup penting. Dengan
mengetahui nama kasir atau pegawai yang memproses transaksi yang terjadi, maka
perusahaan atau penjual akan tahu siapa yang perlu dimintai keterangan dan pertanggungjawaban
jika terjadi sesuatu pada transaksi tersebut di kemudian hari, khususnya jika
terjadi human error dalam menginput
beragam informasi pada faktur penjualan
tersebut.
Itulah beragam manfaat faktur penjualan dan 7 cara membuatnya. Semoga informasi tersebut bermanfaat bagi Anda yang ingin membuat faktur penjualan yang ideal. Namun, jika Anda masih memiliki keraguan dalam hal ini, ada baiknya Anda mengonsultasikan hal ini pada ahli di bidangnya seperti FR Consultant Indonesia.
