Mengenal Lengkap Tentang Manajemen Persediaan

Mengenal Lengkap Tentang Manajemen Persediaan

Manajemen Persediaan merupakan sebuah bagian dari perusahaan yang memiliki tugas untuk mengatur persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan. Hal-hal seperti cara memperoleh persediaan, penyimpanan hingga persediaan itu dapat dimanfaatkan. Lebih jauh kita akan membahas seberapa penting manajemen persediaan itu penting untuk jalannya sebuah perusahaan. Mulai dari cara mengaturnya hingga biaya yang dapat muncul bahkan hingga hubungannya dengan manajemen lainnya.

Kenapa Diperlukan Manajemen Persediaan dalam Sebuah Bisnis atau Usaha?

Persediaan merupakan aset perusahaan yang ‘nganggur’ atau lebih mudahnya yaitu aset yang disimpan dan menunggu untuk digunakan/dijual. Contoh dari persediaan ini adalah persediaan barang dagang (apabila perusahaan dagang) dan pada perusahaan manufaktur ini akan lebih luas lagi seperti material (bahan baku), barang jadi dan barang setengah jadi.

Untuk mengatur persediaan dagang ini bisa dikatakan susah susah gampang, jika persediaan yang ada jumlahnya berlebihan, maka persediaan tentu menimbulkan pengeluaran yang tinggi. Karena itu, setiap barang yang disimpan pasti membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Namun, jika persediaan yang tersedia kurang, maka akan menghambat kegiatan produksi dan akhirnya menyebabkan kehilangan konsumen dan penjualan.

Adanya ketidakpastian terhadap waktu pemesanan, pasokan dari supplier hingga ketidakjelasan permintaan ini semua perlu diatur agar tidak timbul dalam sebuah perusahaan. Karenanya diperlukan manajemen persediaan agar semua dapat dikendalikan.

3 Hal yang Dilakukan Manajemen Persediaan

Beberapa tugas utama dari manajemen persediaan di antaranya:

• Memastikan persediaan cukup
• Efisiensi biaya persediaan
• Memastikan persediaan digunakan secara optimal

Dari ketiga hal yang disebutkan di atas, tujuan utama dari manajemen persediaan adalah melakukan efisiensi biaya. Ujungnya adalah untuk membantu perusahaan menghasilkan laba yang lebih optimal. Lalu, efisiensi yang ingin dicapai tersebut dapat memperkecil biaya persediaan. 

Jadi, apa sih biaya persediaan tersebut?

Biaya persediaan adalah biaya yang muncul akibat adanya pengadaan persediaan, penyimpanan hingga persediaan tersebut keluar (dijual atau digunakan) perusahaan. Biaya persediaan ii sifatnya tidak boleh dianggap sepele mengingat jumlahnya bisa sangat besar apabila tidak dikelola dengan baik.

Fungsi dari Manajemen Persediaan

Selain mengatur persediaan dari aset perusahaan, manajemen persediaan juga memiliki beberapa fungsi lainnya seperti:

1. Memastikan persediaan tersedia (safety stock).
2. Mengurangi risiko harga yang fluktuatif.
3. Mengurangi adanya risiko keterlambatan pengiriman.
4. Memperoleh potongan harga dari pemesanan dalam jumlah banyak.
5. Mengantisipasi perubahan yang dapat terjadi.
6. Menyesuaikan pembelian dengan jadwal produksi.
7. Menjaga jumlah persediaan yang hanya tersedia musiman, sehingga apabila bahan sedang tersedia, perusahaan dapat memiliki persediaan barangnya.
8. Mengawasi pesanan persediaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi, sehingga dapat dikembalikan ke supplier apabila terdapat ketidakcocokan.
9. Menjaga komitmen dengan customer agar barang dapat tetap diproduksi dengan waktu dan kualitas yang diminta.
10. Menentukan kuantitas persediaan yang harus disimpan untuk jaga-jaga.

Faktor yang Memengaruhi Manajemen Persediaan

Banyak hal yang dapat mempengaruhi manajemen persediaan seperti beberapa hal di bawah ini:

1. Jumlah dana yang tersedia, ketersediaan dana yang dimiliki ini akan sangat berpengaruh terhadap prioritas pembeliaan persediaan, item apa yang urgent untuk dibeli dan item apa yang masih dapat ditunda.
2. Lead Time, waktu tunggu barang yang dipesan ini hingga barang diterima dengan keadaaan baik. 
3. Frekuensi penggunaan, semakin sering digunakan, maka akan semakin kecil persediaan yang yang tersedia.
4. Daya tahan persediaan, dimana persediaan yang memiliki daya tahan kurang baik seperti daging, buah dan sayur barang-barang tersebut dapat segera dijual/digunakan.

Biaya Persediaan

Pada umumnya biaya persediaan ini memiliki 4 kategori yang masing-masingnya memiliki tugas yang berbeda diantaranya:

Biaya Pemesanan (Order Cost)

Biaya pemesanan merupakan biaya yang akan berkaitan dengan kegiatan pemesanan persediaan. Biaya pemesanan ini biasanya mencakup seluruh biaya yang dikeluarkan mulai dari pertama kali order hingga barang yang dipesan tersebut tersedia di gudang.

• Biaya Komunikasi
• Biaya Pengiriman
• Biaya Packing
• Biaya Pemrosesan Pesanan
• Biaya Pemeriksaan Pemesanan

Biaya Penyimpanan (Carrying Cost)

Biaya ini adalah yang biaya yang dapat muncul dan dikeluarkan untuk menyimpan barang atau material yang sudah diorder sebelumnya. Biaya penyimpanan ini dapat berubah sesuai dengan nilai persediaan yang disimpan. Beberapa contoh biaya penyimpanan ini diantaranya seperti:

1. Biaya Fasilitas Penyimpanan
2. Biaya Asuransi
3. Biaya Keamanan
4. Biaya Keusangan
5. Biaya Penyusutan Persediaan
6. Biaya Penurunan Harga
7. Biaya Perhitungan Fisik dan Konsiliasi Laporan
8. Biaya Penanganan Persediaan
9. Biaya Pelaksana Gudang
10. Biaya Kerusakan Barang
11. Biaya Modal

Biaya Persiapan (Set Up Cost)

Biaya persiapan atau set up cost akan muncul jika perusahaan dapat memproduksi barangnya sendiri atau material persediaan yang telah dibutuhkan. Beberapa contoh set up cost, yaitu:

1. Biaya mesin yang sudah tidak berfungsi
2. Biaya persiapan tenaga kerja
3. Biaya surat menyurat
4. Biaya persiapan peralatan dan perlengkapan
5. Biaya penjadwalan

Biaya Kehabisan (Shortage Cost)

Manajemen persediaan kadang kali tentu akan kehabisan atau kekurangan karenanya biaya kekurangan atau yang biasa juga disebut shortage cost akan muncul apabila bahan persediaan tidak tersedia. Seperti contoh jika perusahaan menerima sebuah pesanan namun saat hendak akan diproduksi, ternyata tidak ada bahan bakunya sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi pesanannya.

Karena itu, terdapat peluang yang timbul akibat dari kekurangan persediaan tersebut seperti:

1. Kehilangan Penjualan
2. Kehilangan Pelanggan
3. Kehilangan Pemesanan Khusus
4. Biaya Pengiriman Khusus
5. Produksi Terganggu
6. Gangguan Jadwal Produksi

Cara Menentukan Biaya Persediaan

Setelah mengetahui secara jelas mengenai apa itu manajemen persediaan, tentu akan kurang lengkap apabila tidak membahas cara menentukan biaya persediaan itu sendiri. Inilah beberapa metode yang dapat digunakan untuk menentukan persediaan.

Metode FIFO (First In First Out)

Pada Metode First In First Out ini barang yang pertama kali dibeli adalah barang yang pertama kali dijual. Karena itu metode ini sesuai dengan arus biaya yang aktual. Metode ini juga adalah metode yang paling sering digunakan dalam penilaian persediaan. Metode ini juga menyesuaikan persediaan barang yang akan keluar tentunya akan sesuai dengan kegiatan produksi yang nilainya kurang lebih sama dengan harga yang pertama kali masuk.

Karenanya persediaan barang akhir akan sesuai dengan harga baru atau dengan urutan terakhir yang dibeli. Metode ini juga menggunakan metode perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP).

Ketika metode ini digunakan selama periode inflasi, maka biaya unit yang lebih awal masuk akan lebih rendah dibandingkan dengan biaya unit yang paling akhir. Karena itu juga FIFO ini akan menghasilkan laba kotor yang lebih tinggi.

Metode LIFO (Last In First Out)

Berbeda dengan metode FIFO, pada metode Last In First Out (LIFO) ini adalah sebuah metode pencatatan persediaan untuk mencatat persediaan yang terakhir dibeli akan dijual terlebih dahulu sedangkan persediaan yang pertama kali dibeli akan dikeluarkan di kemudian hari. Satu hal yang perlu diingat bahwa perusahaan tidak lagi diperbolehkan untuk menggunakan metode Last In First Out dalam pencatatan persediaan miliknya. Hal ini karena dengan menggunakan metode ini pajak perusahaan akan lebih kecil saat terjadinya inflasi.

Average

Metode average ini adalah metode yang biasa digunakan untuk melakukan perhitungan biaya per unit persediaan dengan cara rata-rata yang tertimbang. Caranya dengan membagi julah biaya barang yang tersedia untuk dijual dengan jumlah unit yang akan dijual sehingga dapat lah biaya rata-rata per unit. Setelah mengetahui biaya rata-rata per unit, maka langkah terakhir adalah dengan menghitung persediaan akhir dan beban pokok penjualan.

Itulah manajemen persediaan di mana hal ini tentu memiliki peran yang cukup penting dalam jalannya sebuah perusahaan. Setelah mengetahui cukup jelas, tinggal bagaimana mengelola secara baik dan melakukan pengendalian persediaan yang dilakukan secara berkelanjutan.

Seandainya Anda memiliki kendala terkait manajemen bisnis dan keuangan, Anda bisa menggunakan jasa pembukuan pengelolaan bisnis yang dimiliki FR Consultant Indonesia sebagai pemilik jasa laporan keuangan dan jasa pembukuan. Bagi Anda yang tinggal di Depok, Anda bisa menggunakan jasa konsultan keuangan di Depok.

FR Consultant Indonesia memiliki staf-staf terbaik untuk membantu Anda memonitor sistem keuangan perusahaan Anda. Kami adalah juga jasa konsultan keuangan untuk pengelola keuangan bisnis, yang juga konsultan manajemen keuangan, sekaligus jasa konsultan pajak. Kami juga menyediakan tenaga ahli untuk konsultasi manajemen bisnis. Anda bisa menghubungi kami, karena kami hadir untuk Anda.

FR Consultant Indonesia, Solusi Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Pajak Perusahaan dan Pribadi Hubungi 0813-8228-9991.

rama nugraha

Mantan Orang IT yang jadi Penulis.

Bagikan Artikel ini