Apa sih Stock Opname?
Minggu, 10 Mei 2020
Edit
 |
| Apa sih Stock Opname? |
Anda pernah dengar istilah Stock Opname? Kalau belum, yuk simak ulasan di bawah ini.
Pengertian Stock Opname
Stock opname merupakan kegiatan menghitung stok barang di gudang sebelum dijual. Kegiatan ini biasa dilakukan oleh badan usaha yang memproduksi barang atau menjual barang jadi. Seperti supermarket, misalnya. Supermarket wajib melakukan stock opname supaya pihak manajemen tahu terkait keadaan barang yang ada di gudang mereka.
Upaya stock opname ini cukup menyita waktu, karena Anda harus memeriksa dan menghitung barang secara langsung. Penghitungan pun harus dilakukan dengan cermat dan teliti, jangan sampai ada yang terlewat, karena nanti dapat berpengaruh pada stok barang yang dijual.
Beruntung sekarang teknologi sudah berkembang, sehingga ada yang namanya barcode. Barcode ini membuat upaya stock opname lebih cepat dan efisien. Penggunaan barcode juga dapat mengurangi kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan barang.
Kenapa harus Stock Opname?
Setelah Anda mengerti tentang stock opname, yang muncul selanjutnya adalah kenapa harus melakukan stock opname? Katakanlah Anda pengusaha baju, yang membuka usaha di butik. Stock opname tetap wajib Anda lakukan agar Anda mengetahui pasti, berapa banyak persediaan baju Anda yang siap dijual, dan apakah telah sama dengan catatan pembukuan persediaan baju Anda.
Sebab kalau ditemukan berbeda, maka Anda perlu melakukan pengecekan ulang, apakah kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat atau kesalahan dalam melakukan pencatatan.
Jika nanti terjadi kekurangan, pengecekan pun bisa dilakukan oleh pihak bagian stock opname, untuk melakukan pergantian atas kekurangan barang, dan bisa juga dengan membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang tersebut.
Apa Manfaat yang didapat dengan Stock Opname?
Perlu diketahui bahwa selain mengetahui secara pasti jumlah barang yang ada di gudang, stock opname memiliki manfaat lainnya juga, yaitu sebagai berikut:
- Meminimalisir penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan.
- Bisa untuk tindak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak sampai terjadi kekosongan stok barang.
- Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan bisa diketahui.
- Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang secara pasti.
- Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.
Kapan Stock Opname dilakukan?
Untuk hal ini, biasa tergantung dengan perusahaan yang bersangkutan. Anda bisa melakukannya per-triwulan, atau bahkan setiap bulan sekali. Tergantung kebutuhan dari perusahaan, dan tergantung berapa banyak ragam atau pun jumlah dari barang yang dimiliki.
Upaya Stock Opname biasanya memakan waktu tidak sedikit. Petugas stock opname harus jeli dan hati-hati memeriksa setiap barang, termasuk dengan kondisi barang tersebut.
Apa tujuan dari Stock Opname?
Stock opname juga memiliki beberapa tujuan. Tujuan dilakukannya stock opname tidak hanya untuk mengetahui persediaan perusahaan saja, tapi juga dapat dilakukan untuk kas, aktiva, piutang, dan hutang.
Tujuan dari stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian Intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.
Pada beberapa perusahaan stock opname dilakukan untuk persediaan barang dan kas, sedangkan stock opname pada perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.
Petugas yang ditunjuk untuk melakukan stock opname biasanya adalah petugas audit yang bukan personel pencatat persediaan dari internal perusahaan. Sehingga dilakukan secara independen dengan harapan memberikan hasil yang benar-benar akurat.
Jika terdapat selisih saat selesai dilakukan stock opname, maka perlakuan selisih ini disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Untuk selisih kurang, kekurangannya dapat dibebankan pada perusahaan sehingga dibuat jurnal penyesuaian.
Tapi jika peraturan perusahaan mewajibkan petugas di bagian persediaan mengganti kekurangan tersebut, maka jurnal penyesuaian tidak perlu dibuat. Kecuali jika harga penggantian berbeda dengan harga pokok persediaan. Jika pada persediaan barang atau kas terjadi selisih lebih maka harus dilakukan pengecekan ulang, untuk mengetahui adanya kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat.
Tahap melakukan Stock Opname
Tahukah kamu tahap cara melakukan stock opname? Untuk menjalankan stock opname, kamu membutuhkan sebuah tim, yaitu tim penghitung dan tim input. Kita akan membahas lebih luas tahap apa saja untuk melakukan stock opname.
Tahap Awal
Tahap ini biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses stock opname. Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang gudang. Yang perlu dilakukan pada tahap ini, antara lain:
- Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag atau stiker yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung pada saat stock opname.
- Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang, sehingga pada saat melakukan stock opname tidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
- Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok gudang dengan barcode yang sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan kode barang, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya proses stock opname.
- Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung pada saat dilakukannya stock opname.
Tahap Persiapan
Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari H. Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini, antara lain:
- Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan stock opname. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname.
- Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1.
- Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.
Tahap Stock Opname
Tahap ini adalah hari dimana stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:
- Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah ter-input semua ke program.
- Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing tim stock opname. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
- Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag atau stiker agar tidak terjadi double.
- Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke microsoft excel terlebih dahulu. Format microsoft excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.
- Kemudian setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.
- Setelah semua proses selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.
Periode Stock Opname
Pada umumnya, stock opname dilakukan setiap akhir tahun atau bahkan setiap akhir bulan, tergantung pada kebijakan perusahaan tersebut. Menentukan periode yang tepat untuk melakukan stock opname bisa disesuaikan dengan tingkat kepentingan dan kemampuan perusahaan dalam melakukannya.
Di beberapa perusahaan, guna menekan risiko selisih dari stok, kegiatan stock opname ini dilakukan setiap awal bulan. Tujuannya adalah agar perbedaan stok dapat segera diketahui dan dicari tahu akar dari analisis perhitungannya.
Apabila penyebabnya adalah jumlah barang, maka jarak waktu ketika melakukan stock opname juga semakin lama. Kegiatan ini dapat Anda lakukan saat jeda hari kerja atau ketika perusahaan kamu sedang tidak beroperasi.
Proses stock opname memang merepotkan dan menyita banyak waktu. Namun, hal tersebut harus dilakukan, untuk meminimalisir kesalahan dan kerugian. Mirip dengn pembuatan laporan keuangan yang cukup merepotkan.
Akan tetapi, hal ini perlu Anda lakukan, karena perusahaan yang baik biasanya memiliki laporan dan catatan keuangan yang baik. Atau dengan kata lain, pencatatan keuangan yang baik dapat berpengaruh pada kondisi perusahaan yang baik.
Demikianlah terkait Stock Opname. Bagi Anda yang sedang mencari bantuan tenaga ahli untuk melakukan internal audit keuangan dan perpajakan, Anda bisa menghubungi kami di FR Consultant Indonesia.
