Apa sih SOP?

Standar Operasional Prosedur Perusahaan itu Penting Loh!

Apa sih Standart Operational Procedure?

Buat kamu yang belum pernah mendengar tentang SOP, pasti bertanya-tanya apa sih SOP? SOP adalah kepanjangan dari Standart Operational Procedure, yang merupakan standarisasi dari pelaksanaan prosedur operasional. SOP bisa berupa dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis, yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan tujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang efisien.

Menurut Tjipto Atmoko (2011), SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekejaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

SOP sangat diperlukan bagi setiap perusahaan. SOP juga harus hadir dalam setiap model dan jenis bisnis mana pun. Karena dengan adanya SOP, setiap pihak, para pelaku bisnis atau pun para pekerja, dapat melaksanakan pekerjaan mereka dengan maksimal, sesuatu dengan ketentuan berlaku yang telah ditetapkan oleh perusahaan. SOP juga bersifat memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini akan berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

Tujuan dan Fungsi dari Standar Operasional Prosedur.

Kira-kira, apa sih tujuan pembuatan Standar Operasional Prosedur? Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP harus mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara setiap divisi yang berlainan dalam perusahaan.

Fungsi SOP bagi sebuah perusahaan adalah:

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Sedangkan SOP bagi sebuah perusahaan memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu, dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan. 
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. 
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
9. Sebagai dokumen sejarah bila telah dibuat revisi SOP yang baru.

Manfaat SOP

SOP atau yang juga disebut sebagai prosedur tetap (protap), adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, di mana dan oleh siapa, dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja perusahaan secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat antara lain:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian. 
2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. 
3. SOP meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas. 
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. Ini menjadi cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik. 
7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari. 
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan. 
9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi. 

Tidak hanya itu, Standart Operasional Procedure juga memiliki prinsip yang harus diterapkan dalam setiap pembuatannya. SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: Kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum, selain itu SOP juga harus:

1. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh jajaran manajemen perusahaan.
2. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran perusahaan, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
4. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. 
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses jalannya operasional perusahaan.
6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

Dampak positif memiliki SOP bagi Perusahaan.

Jika dalam badan usaha telah memiliki SOP, maka para pekerja diwajibkan bekerja sesuai dengan peraturan yang telah disusun. SOP dijadikan sebagai minimum standart yang mempengaruhi hasil produk atau jasa. Semakin besar suatu perusahaan, maka semakin ketat juga SOP. Tidak hanya untuk melancarkan kegiatan operasional, tetapi juga mempengaruhi kepercayaan pelanggan untuk menggunakan produk atau jasa.

Contoh misalkan ada PT. Adil Makmur, yang berpusat di Bandung, juga memiliki beberapa cabang di kota lain. Jika konsumen sudah melihat bahwa SOP PT. Adil Makmur sudah baik, maka konsumen tidak akan ragu untuk mengunjungi cabang perusahaan Adil Makmur yang berada di kota lain. Dengan ekspektasi bahwa sekalipun hanya sebuah kantor cabang, namun mereka memiliki SOP yang sama dengan pusat. 

Maka hasil yang konsumen rasakan pada cabang akan sama dengan yang dirasakan pada pusat.

Ini salah satu alasan mengapa SOP adalah hal sangat penting diterapkan pada perusahaan. Salah satunya adalah untuk mendapat kepercayaan konsumen ketika akan membuka cabang baru atau memproduksi barang baru. Di posisi ini, maka nama perusahaan akan memiliki nilai tersendiri bagi konsumen.

Atas dasar tersebut SOP pun pada akhirnya akan memberikan tujuan positif, yaitu untuk menjaga kestabilan operasional perusahaan, serta untuk menjaga kualitas dari produk dan jasa yang dihasilkan. SOP juga memegang tujuan penting sebagai dasar mengatur cara kerja seluruh individu dalam bekerja dan sekaligus membangun kualitas.

Standar Operasional Prosedur itu sangat penting demi tercapai tujuan perusahaan, penerapan SOP yang baik tentu akan memberikan dampak yang sangat signifikan terhadap efisiensi operasional perusahaan dan peningkatan pertumbuhan bisnis perusahaan.

FR Consultant Indonesia memiliki staf-staf terbaik untuk membantu Anda memonitor sistem keuangan perusahaan Anda. Kami adalah juga jasa konsultan keuangan untuk pengelola keuangan bisnis, yang juga konsultan manajemen keuangan, sekaligus jasa konsultan pajak. Kami juga menyediakan tenaga ahli untuk konsultasi manajemen bisnis. Anda bisa menghubungi kami, karena kami hadir untuk Anda.

FR Consultant Indonesia, Solusi Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Pajak Perusahaan dan Pribadi Hubungi 0813-8228-9991.

rama nugraha

Mantan Orang IT yang jadi Penulis.

Bagikan Artikel ini