Reimbursement Berikut Sistem Kerja Untuk Penggantian Biaya Pribadi
Istilah reimbursement, sangat erat kaitannya dengan karyawan yang ingin mendapatkan uang pribadinya kembali setelah terpakai untuk suatu keperluan perusahaan. Kamu sendiri juga pasti sudah tidak asing lagi.
Kasus umumnya, seorang karyawan memiliki sebuah tanggung jawab melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atau bahkan ke keluar negeri, dalam proses itu pasti memerlukan segala biaya operasional.
Baik dari hotel, makan, transportasi atau membeli keperluan yang berhubungan dengan kewajiban saat itu. Namun, mungkin saja Kamu harus mengeluarkan dana pribadi dahulu untuk menutupi segala transaksinya.
Tetapi perlu diingatkan bahwa tidak semua perusahaan memberikan reimbursement, karena satu dan lain hal. Contohnya, bila seorang karyawan sudah menerima tunjangan tambahan di awal perjalanan.
Bukan semerta-merta perusahaan enggan mengganti, lebih tepatnya demi menjaga stabilitas dari ekonomi sistem hirarki saat itu. Dan sudah pasti setiap karyawan memilih penggantian biaya berbeda sesuai dengan jabatan dan posisi.
Akan sangat merugikan bila kamu sudah mengeluarkan biaya namun tidak bisa mengajukan penggantiannya, sebab tidak tahu segala peraturan perusahaan tersebut. Agar skenario itu tidak terjadi, ada baiknya memahami lebih dalam seputar pembahasan ini.
Pengertian Penggantian Biaya untuk Pengeluaran Bisnis
Perjalanan bisnis merupakan agenda yang umumnya sering disematkan pada jadwal masing-masing karyawan. Setiap tujuannya juga berbeda, sedangkan untuk biaya operasional tergantung dari kegiatan apa saja yang dilakukan.
Reimbursement ada sebagai hak adil bagi karyawan atau pihak bersangkutan bisa mendapatkan kembali anggaran yang sudah dikeluarkan. Lebih tepatnya, ini adalah sistem kompensasi dengan beberapa syarat tertentu.
Penggantian itu bahkan bisa menyangkut biaya pajak dan asuransi kesehatan, bukan hanya selalu transportasi, makan dan hotel. Namun, memanglah lebih berkaitan erat dengan pengeluaran bisnis.
Mungkin Kamu akan menanyakan jika sistem ini tidak ada bedanya dengan refund karena sama-sama mengembalikan biaya.
Tetapi perlu diketahui jika refund mendapatkan uang pribadi kembali karena adanya kerusakan barang atau ketidakpuasan terhadap suatu layanan. Sehingga dapat disimpulkan lebih rinci lagi, bila Reimbursement bukan terjadi akibat hasil transaksi gagal.
Dalam proses penggantian juga, setiap perusahaan memiliki waktu serta syarat berbeda. Tergantung dari kesepakatan diawal serta prosedur hirarki posisi atau jabatan seseorang terhadap perusahaan.
Tahapan Terbaik dari Sistem Kerja Reimbursement
Meski terlihat mudah untuk mengajukannya, nyatanya sering kali karyawan atau pihak bersangkutan mengalami beberapa kendala. Entah sulit dapat persetujuan HR, tidak terkait persyaratan administrasi dan sebagainya.
Sebab itu ada baiknya sebuah perusahaan menerapkan tahapan-tahapan penunjang kelancaran proses pengajuan reimbursement, agar karyawan mendapatkan kesejahteraan sama dengan ketentuan seharusnya.
- Kejelasan dalam kebijakan proses pengembalian biaya merupakan hal yang wajib dilakukan. Perusahaan perlu menyampaikan segala ketentuan secara terbuka, hingga karyawan dapat mengerti sepenuhnya.
- Setelah menentukan kebijakan, karyawan berhak mengetahui segala biaya yang dapat diklaim untuk proses reimbursement. Sehingga harus selalu ada hubungan komunikasi baik dari kedua belah pihak.
- Tidak kalah penting, pihak karyawan juga harus memberikan HR atau perusahaan beberapa lampiran sebagai laporan catatan dari segala pengeluaran, tentu saja kevalidannya harus jelas.
- Adanya analisa legitimasi pengeluaran, karyawan harus membiarkan perusahaan untuk memeriksa seluruh laporan catatan agar dapat mencairkan dana pengembalian, hal ini dibutuhkan untuk mengetahui apakah kebijakan benar dilakukan.
- Setiap perusahaan memiliki waktu pengembalian dana berbeda. Hal ini mungkin harus dipertimbangkan juga dengan pengeluaran perusahaan saat itu. karenanya, tetap jalin komunikasi serta sifat sistemnya harus transparan.
Setelah mengetahui beberapa tahapannya, Kamu sudah mengerti benar mengapa sangat penting membicarakan kesepakatan awal reimbursement agar ke depannya tidak terjadi kendala.
Jenis-Jenis Penggantian Biaya pada Perusahaan
Setelah memahami lebih dalam mengenai penggantian biaya, kamu juga harus mengetahui jelas dua jenisnya. Hal ini tentu saja dapat membuat karyawan lebih bisa menerka seberapa besar kompensasi yang didapat.
Baca Link berikut ini : Menghitung dan Menentukan Biaya Jabatan PPh 21 dari Bruto
Keduanya merupakan jenis paling umum diterapkan pada setiap perusahaan di dunia atau Indonesia. Sehingga secara sistem kevalidannya sudah tepat dan benar, terlebih segala transaksinya sudah sering terjadi.
Penggantian Perjalanan Bisnis Karyawan
Perlu digaris bawahi jika tidak semua aktivitas yang berada di luar kantor perusahaan adalah perjalanan bisnis. Pihak HR atau penanggung jawab perlu tahu kamu memenuhi beberapa syarat tertentu.
Poin pertama, segala transaksi harus karyawan keluarkan selama melakukan perjalanan bisnis, atau setidaknya berhubungan dengan kepentingan perusahaan. Kedua, adanya perhitungan pengeluaran dengan periode wajar.
Ketiga, segala verifikasi atau laporan valid sudah tercantum dalam laporan seperti tanggal, waktu, jumlah, tempat dan untuk apa saja biaya tersebut dikeluarkan. Contoh dari tujuan bisa menyewa sebuah gedung, menyediakan program pelatihan, perlengkapan kantor dan sebagainya.
Setelahnya, segala keperluan ketika mengadakan perjalanan ke luar kota atau ke luar negeri seperti transportasi dan akomodasi, tiket pesawat, kapal atau kereta, makan, hotel hingga penyewaan mobil.
Terlepas dari itu semua, kebijakan Reimbursement bisa jadi dibarengi dengan tunjangan lain. Demi memberikan kenyamanan perjalanan bisnis pada karyawan sehingga dapat fokus melakukan tanggung jawabnya.
Penggantian Seputar Kesehatan Karyawan
Penggantian biaya kesehatan juga tidak luput dari hak seorang karyawan. Ada saatnya Kamu mungkin berasa sedang tidak fit, sehingga perlu memeriksakan diri ke dokter atau lembaga kesehatan lainnya.
Ketika melakukan transaksi, Kamu bisa mengajukan pengembalian biaya kepada perusahaan sesuai ketentuan. Terkadang ada yang memberikan 100 persen tetapi bisa juga 50 persen atau seterusnya.
Beberapa contohnya seperti, medical check up, keperluan obat-obatan pribadi, konsultasi dokter, atau mungkin biaya kacamata dan sebagainya. Ada banyak kasus yang dialami oleh beberapa karyawan ketika inngin mengajukan pengembalian dana. Sebab itu, sistem kerja dari Reimbursement penting untuk diketahui karena setiap perusahaan memberlakukan ketentuan yang berbeda.
