5 Sistem Presensi Untuk Perusahaan!
Presensi atau kehadiran adalah salah satu hal penting dalam kinerja karyawan di perusahaan Anda. Tanpa presensi yang lengkap, seorang karyawan tentu sudah terlihat tidak bekerja secara maksimal. Tidak sedikit karyawan yang melakukan “nitip” presensi terhadap karyawan lain. Sehingga karyawan kerap meremehkan fungsi atau pun kapasitas presensi di perusahaan tempatnya bekerja.
Di sinilah pentingnya pemilik usaha, untuk lebih peka terhadap kebutuhan presensi karyawan yang bekerja di perusahaannya. Belum lagi, data kehadiran karyawan juga dibutuhkan oleh bagian HR untuk menghitung performa si karyawan itu sendiri. Karenanya fasilitas presensi karyawan tidak bisa dipandang sebelah mata. Demi untuk mencapai performa operasional yang terbaik, maka kebutuhan presensi harus diperhatikan dengan seksama.
Di tulisan kali ini, akan dibahas:
- Pengertian presensi adalah?
- Fungsi yang dimiliki presensi.
- 5 Jenis sistem presensi yang bisa menjadi pilihan.
- Software presensi yang memudahkan.
Pengertian presensi adalah?
Orang sering kali terbalik dalam mengartikan kehadiran dengan pasangan kata absensi.
Ikuti media sosial FR Consultant Indonesia untuk informasi lainnya tentang dunia Bisnis dan Digital Marketing, Keuangan beserta Perpajakan.
Padahal, arti kehadiran yang sebenarnya adalah presensi. Oleh sebab itu, sistem kehadiran, bisa dikatakan sebagai sistem presensi. Bukan sistem absensi. Karena absensi adalah berarti ketidakhadiran. Sistem presensi ini dibutuhkan oleh Human Resource perusahaan dalam mengelola data karyawan.
Fungsi yang dimiliki presensi.
Anda sudah tahu sekarang, bahwa presensi adalah sistem kehadiran karyawan di sebuah perusahaan tempatnya bekerja. Lalu, apa saja fungsi yang dimiliki oleh presensi? Berikut beberapa di antaranya:
- Sebagai data acuan kinerja karyawan. Pihak HR akan mengetahui kalau seorang karyawan sedang memiliki masalah, andaikan daftar presensi yang dimilikinya bolong-bolong. Atau, karyawan tersebut jarang mengurus presensi yang menjadi salah satu kewajibannya saat masuk kantor.
- Dengan adanya data presensi, HR pun akan lebih mudah melakukan perhitungan gaji dan bonus karyawan. HR bisa melakukan evaluasi secara menyeluruh, terkait kehadiran dan jam lembur, yang digunakan si karyawan. Dengan begini, semakin jelas metode kerja si karyawan. HR tentu tidak bisa memberikan bonus atau tunjangan penuh, kalau si karyawan banyak bolong dalam daftar presensi.
- Dapat melatih tanggung jawab dan kedisiplinan karyawan, untuk hadir tepat waktu. Sesuai yang ditetapkan oleh perusahaan. Tanpa sistem presensi, otomatis karyawan akan keluar masuk kantor dengan seenaknya.
- Karyawan pun secara langsung dan tidak langsung, akan terdorong menjadi lebih produktif. Karena memiliki kehadiran yang penuh.
Anda mulai paham kan, kenapa sistem presensi penting dalam sebuah perusahaan?
Baca juga : Tips Mengelola Keuangan Usaha Dengan Software Akuntansi
5 Jenis sistem presensi yang bisa menjadi pilihan.
Sekarang ini, seiring dengan perkembangan zaman, setidaknya ada 5 jenis sistem presensi yang bisa menjadi pilihan Anda. Semua ini tentu bisa dipilih sesuai kebutuhan, berikut di antaranya:
1. Sistem presensi manual.
Presensi yang dimaksud adalah sistem presensi menggunakan mesin ceklok. Sistem semacam ini biasanya digunakan di kelas usaha kecil atau menengah, yang pemilik usahanya belum terlalu terbuka dengan teknologi. Presensi ini sekilas memang tampak lebih mudah dan praktis.
Tapi justru rentan disalahgunakan. Karena siapa pun bisa langsung saja menceklokkan kartu karyawan tertentu. Sistem presensi yang semacam inilah yang biasa mendorong karyawan untuk melakukan upaya “nitip presensi” kepada temannya yang lebih dulu masuk kantor.
2. Sistem presensi Kartu ID.
Sistem presensi jenis ini sudah lebih baik dari pada sistem presensi ceklok. Karena penggunaan kartu ID mendorong karyawan untuk lebih bertanggung jawab atas presensinya sendiri. Jenis presensi ini sebenarnya mengandalkan sistem kunci pada pintu kantor.
Biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang memiliki kantor di gedung-gedung besar. Yang telah memiliki sistem keamanan yang baik. Dengan kunci pintu yang mengandalkan ID card. Presensi ini otomatis akan mendeteksi kapan si karyawan menggunakan ID Card untuk masuk melalui pintu kantor, dan biasanya otomatis tercatat di sistem.
Sebenarnya, karyawan pun masih bisa saja melakukan kecurangan dengan presensi seperti ini. Dengan cara menitipkan ID Cardnya ke temannya. Tapi, kemungkinan ini terjadi masih lebih kecil dibandingkan sistem presensi ceklok.
Kalau pun Anda rupanya mengalami kesulitan untuk menentukan konsep dan strategi bisnis serta keuangan, Anda bisa menggunakan jasa konsultan bisnis dan keuangan seperti FR Consultant Indonesia.
3. Presensi sidik jari.
Presensi jenis ini cukup sering untuk digunakan. Karena memang terbukti efektif dan aman. Presensi sidik jadi mendorong karyawan untuk lebih disiplin dan jujur dalam menggunakan sistem presensi. Karena presensi jenis ini tidak bisa dipalsukan.
Karyawan yang terkait, harus melakukan presensi sendiri untuk terdata kehadiran hariannya. Setelah si karyawan menempelkan sidik jarinya, maka sistem akan merekam kehadiran, mengolahnya menjadi data. Yang kemudian bisa diolah oleh divisi HR.
4. Presensi biometrik wajah.
Presensi jenis ini tentu sudah lebih canggih lagi dari pada presensi sidik jari. Yang mendukung teknologi pengenalan wajah. Dahulu, presensi jenis ini adalah teknologi yang mahal dan rasanya hampir tidak digunakan dalam perusahaan-perusahaan. Tapi perkembangan teknologi telah mengubahnya. Bahkan di smartphone yang kita bawa sekarang, teknologi ini sudah ada. Kalau di smartphone, teknologi pengenalan wajah digunakan untuk membuka kunci smartphone kita.
Lebih dari itu, presensi biometrik pengenalan wajah juga dapat mengenali raut wajah, nada suara, bahkan sampai ke kornea mata. Apabila Anda menjalani bisnis atau perusahaan kecil sampai menengah, tentu presensi jenis ini tidak dibutuhkan, karena pastinya terlalu mahal.
5. Sistem presensi online.
Sistem jenis ini menjadi yang lebih seimbang untuk digunakan. Karena selain dari pada memiliki kemudahan untuk digunakan, presensi online pun tidak bisa dipalsukan. Presensi jenis ini juga dapat memudahkan kinerja HR, karena semua data karyawan yang terekam, akan otomatis tersimpan ke dalam sistem.
Contohnya seperti Talenta, presensi online yang mengizinkan karyawan melakukan check-in dan check-out sendiri. Yang data check in karyawan tersebut kemudian terhubungkan dengan database di server Talenta. Sistem ini juga dapat terhubung dengan fasilitas GPS yang dimiliki oleh smartphone. Sehingga dapat melacak karyawan, apakah sudah di kantor, lokasi klien, atau belum. Selain lebih praktis untuk digunakan, presensi ini juga menjadi lebih aman bagi perusahaan untuk memonitor kinerja karyawannya.
Baca juga : 6 Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Memilih Virtual Office
Software presensi yang memudahkan.
Era digital telah memudahkan kehidupan dalam lingkup dunia kerja. Termasuk pada departemen Human Resources. Nah, dalam mengurus presensi, memang tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Tapi pemilik perusahan tetap harus memperhatikan efektivitas sistem presensi yang dibangunnya demi menjaga produktivitas karyawan. Termasuk menghindari kecurangan yang mungkin terjadi.
Software Payroll dan HRIS seperti Talenta telah dilengkapi teknologi yang dapat memudahkan HR dalam mengelola data karyawan perusahaan. Sehingga penghitungan gaji, pengecekan presensi, bahkan perhitungan lembur lebih mudah dilakukan dengan Talenta.
Anda bisa mengenal lebih jauh tentang Talenta bersama kami melalui link ini. Kami juga berperan sebagai penyedia jasa laporan keuangan dan jasa pembukuan untuk usaha. Bagi Anda yang tinggal di Depok, Anda bisa menggunakan jasa konsultan keuangan di Depok.
FR Consultant Indonesia memiliki staf-staf terbaik untuk membantu Anda memonitor sistem keuangan perusahaan Anda. Kami adalah juga jasa konsultan keuangan untuk pengelola keuangan bisnis, yang juga konsultan manajemen keuangan, sekaligus jasa konsultan pajak. Kami juga menyediakan tenaga ahli untuk konsultasi manajemen bisnis. Anda bisa menghubungi kami, karena kami hadir untuk Anda.
FR Consultant Indonesia, Solusi Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Pajak Perusahaan dan Pribadi Hubungi 0813-8228-9991. (fr)
