Mengenal KPI (Key Performance Indikator) Bagi Perusahaan

Apabila Anda sedang menjalankan usaha atau hendak menjalankan usaha tentunya ingin memiliki sebuah patokan yang jelas tentang sejauh mana proses pencapaian targetnya. Apakah targetnya sudah tercapai, hampir tercapai, atau masih jauh.

Tentunya untuk bisa mengetahui kondisi tersebut harus memiliki sebuah acuan serta ukuran – ukurannya. Contohnya ketika hendak bepergian ke suatu tempat, ada acuan tempatnya serta ukuran jarak atau waktu tempuhnya. Namun acuan ukuran saja belum cukup.

Perhatikanlah ilustrasi berikut, seseorang ingin pergi ke suatu desa lalu naik angkutan umum. Karena belum pernah ke sana, dirinya bertanya pada sopir apakah desa tujuannya sudah dekat. Supirnya menjawab tinggal sebentar lagi, setelah 1 jam baru dirinya sampai.

Ternyata memiliki acuan atau ukuran saja belum cukup untuk bisa membantu mengetahui kondisi terkini terhadap capaian targetnya. Harus ada ukuran lebih baku lagi, inilah yang disebut sebagai Key Performance Indikator (KPI) dalam sebuah perusahaan.

Memahami Apa Itu KPI (Key Performance Indikator)

Pernahkah bekerja dalam sebuah tim untuk perusahaan, baik sebagai koordinator atau anggota biasa. Pastinya pernah menjumpai tentang target atau pemberian tanggungan serta capaian yang harus diraih. Baik secara harian maupun mingguan.

Adanya target capaian dan hal – hal yang perlu dikerjakan untuk mencapainya disebut sebagai Key Performance Indikator (KPI). Baik berkaitan dengan finansial maupun bidang non-finansial. Melalui KPI anggota bisa mengoptimalkan langkahnya kemudian atasan bisa memantaunya.

Menurut pandangan beberapa pakar, seperti investasi menyatakan bahwa indikator yang termasuk dalam KPI adalah memiliki ukuran – ukuran jelas serta bersifat kuantitatif atau dapat dikonversikan sebagai angka – angka. Apabila tidak, akan sulit mengetahui kondisi obyektifnya.

Kesalahan umum sebuah perusahaan dalam menentukan ukuran maupun acuan cenderung bersifat kualitatif, contohnya ukuran tentang kepemimpinan atasan atau paling gampang adalah proses dan kinerja karyawannya tanpa adanya ukuran poin nilainya.

Tentu akan sulit untuk menentukan apakah kepemimpinan seorang atasan mampu memberikan pengaruh positif terhadap bawahannya. Begitu juga bawahannya apakah bisa dikatakan bahwa dirinya produktif ketika tidak punya ukuran poinnya.

Langkahnya untuk bisa mengubah acuannya agar lebih mudah dibaca dan dinilai, mengubahnya menjadi indikator yang bisa dikuantifikasikan. Seperti mengenai kepemimpinan tadi, dipecah kembali menjadi hal yang lebih mudah dikuantifikasikan, contohnya meningkatnya 10% target penjualan.

Selain digunakan sebagai patokan dan acuan, dapat juga digunakan sebagai langkah untuk menentukan nilai bagaimana sebuah perusahaan dalam mengeksekusi visi strategisnya. Nantinya dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi perusahaannya.

Manfaat KPI bagi Sebuah Perusahaan

Adanya sebuah indikator terhadap berbagai hal memberikan manfaat bagi perusahaan, bahkan kehadirannya penting untuk menjaga produktivitas perusahaannya. Berikut beberapa manfaat lainnya ketika sebuah perusahaan menyusun sebuah KPI.

1.      Mengurangi Penilaian Bersifat Subyektif

Tidak jarang ada atasan menegur bawahan karena dianggap tidak produktif sedangkan dari sisi karyawannya menganggap dirinya sudah produktif dan bekerja keras. Perbedaan pandangan tersebut cenderung bersifat subyektif.

Salah satu penyebabnya adalah tidak adanya ukuran dan standar yang jelas terkait penilaian dan kinerja dari karyawannya. Adanya KPI memudahkan proses penilaian dan mengurangi potensi subyektif, tinggal memeriksa kembali ke standar dan pencapaian kerjanya.

2.      Menumbuhkan Semangat dan Motivasi Karyawan

Karyawan cenderung lebih semangat bekerja apabila mengetahui dengan pasti bagaimana target atau yang diinginkan oleh perusahaan. Kejelasan dan transparansi tersebut juga bisa menjadi pelindung bagi karyawan agar tidak dipaksa bekerja melebihi kapasitasnya.

Selain itu adanya indikator jelas tentang pencapaian target juga membantu atasan dalam memberikan reward bagi karyawannya. Reward – reward inilah nantinya menjadi pemicu motivasi bagi para karyawannya. Sehingga produktivitas tetap terjaga.

Selain itu adanya KPI memungkinkan karyawan agar terus berkomunikasi, baik antar karyawan maupun dengan atasannya. Fungsinya adalah memastikan dirinya dapat mencapai target indikatornya dan meningkatkan kapasitasnya. Apabila berlanjut bisa memunculkan budaya edukasi.

3.      Memudahkan Evaluasi Kinerja

Evaluasi pada dasarnya adalah perbandingan antara nilai deal atau target dengan realisasi, tentu salah satu unsur terpenting adalah acuan atau ukuran targetnya. Adanya KPI memudahkan proses perbandingan tersebut karena sifatnya kuantitas.

Tidak hanya bisa mengetahui bagaimana prosesnya, bisa juga mengidentifikasi potensi masalah yang akan terjadi sehubungan dengan pencapaian targetnya. KPI memungkinkan memberikan informasi secara real time, sehingga manajer bisa mengevaluasinya sesegera mungkin.

Faktor – faktor Penentu Efektivitas KPI

Menyusun KPI tentu tidak mudah karena perlu memperhatikan dan menganalisis banyak sekali data – data terkait perusahaan, termasuk pendetailan tentang visinya. Terkadang tidak banyak orang ingin melalui proses rumit tersebut dan akhirnya mengadopsi KPI lain.

Akibatnya tidak sedikit perusahaan yang merasa bahwa key performance indicatornya tidak berhasil atau tidak mencerminkan tentang kondisi perusahaannya secara utuh. Dan pada akhirnya tidak digunakan atau bahkan menuntun pada kegagalan.

Untuk memastikan KPI-nya efektif, maka harus mempertimbangkan beberapa hal yang menyertainya. Pertama adalah mengenai tujuan dari perusahaannya sendiri. Diperlukan informasi kejelasan tentang tujuan dan cara pencapaiannya, semakin terukur semakin baik.

Faktor kedua adalah komunikasi, seperti yang telah dijelaskan pada manfaat key performance indikator sebelumnya, ketika karyawan mengetahui target atau keinginan dari atasannya maka semangat dan produktivitasnya bisa meningkat drastis.

Kurangnya komunikasi antara atasan dan karyawannya akan menghilangkan peran dari KPI-nya sebagai pendorong semangat kerja bagi perusahaan. Selain itu juga biasanya subyektif akan tetap berkembang, karena sistem kontrolnya tidak terbuka atau transparan.

Faktor ketiga adalah teknologi, tentunya akan lebih baik apabila terdapat teknologi yang mampu mencatat bagaimana performa setiap karyawannya. Mulai dari sistem pelaporan, sistem penilaian, dan sistem evaluasi. Semakin cepat sistemnya bekerja, semakin baik pengambilan keputusannya.

Langkah – langkah Pembuatan KPI Bagi Perusahaan

Untuk menyusun KPI agar bisa efektif dan mencerminkan kondisi perusahaan, ada beberapa tahapan yang harus dilalui. Cara terbaik adalah mengadopsi “SMART” untuk menyusun key performance Indikator bagi sebuah perusahaan.

1.      Specific

Spesifik berarti harus terukur secara jelas, tidak boleh mengambang atau terlalu umum dalam menyusun KPI-nya. Potensi bias dan sulit diukur apabila indikatornya terlalu umum.

2.      Measurable

Harus dapat diukur, terutama secara kuantitatif maupun kualitatif (lebih memudahkan ketika kuantitatif). Kejelasan tersebut juga membantu bawahan untuk memahami instruksi atasannya.

3.      Achievable

Pastikan dalam menyusun KPInya harus dapat dicapai oleh karyawannya, bergantung target dan strategi, tantangan yang diberikan bisa bervariasi. Mulai dari mudah dicapai hingga sulit dicapai.

4.      Relevant

Pastikan menyusun key performance indikator harus sesuai dengan tujuan dari perusahaannya. Mengingat fungsinya adalah mengetahui bagaimana kondisi perusahaannya saat itu dan digunakan sebagai bahan evaluasi.

5.      Timebound

Hal paling penting dalam menyusun sebuah perencanaan maupun alat evaluasi adalah adanya batas waktu. Tanpa adanya batas waktu, sulit menumbuhkan kesadaran dan urgensi untuk mencapai targetnya. Bisa saja targetnya molor – molor atau ditunda untuk dicapai.

Sebuah perusahaan memiliki tujuan didirikannya, dalam sebuah bisnis tentu mendatangkan manfaat bagi masyarakat menjadi salah satu tujuannya. Namun dalam upaya mencapainya perlu dibarengi dengan berbagai hal pendukung, salah satunya kesamaan gerak.

Selain itu perlu juga mengetahui sejauh mana tujuan atau targetnya tercapai, namun harus bisa terukur secara obyektif agar bisa menentukan langkah dan evaluasi yang rasional. Untuk menjembatani hal tersebut, diperlukanlah key performance indikator dalam perusahaan.

Deskripsi: Apabila Anda sedang menjalankan usaha atau hendak menjalankan usaha tentunya ingin memiliki sebuah patokan yang jelas tentang sejauh mana proses pencapaian targetnya.

Bagikan Artikel ini